Jawaban Ujian Akhir Semester-Manajemen Proyek Sistem Informasi-Evan Akmal Maulana (06202340003)

1. Studi Kasus Perencanaan Proyek – WBS Sistem Inventori (Analisis)

Perusahaan ritel membutuhkan Sistem Manajemen Inventori berbasis web untuk mengurangi kesalahan stok, meningkatkan kecepatan pelacakan barang, dan menyediakan informasi persediaan secara real-time. Pendekatan Project Based Learning (PjBL) dipilih agar pengembangan sistem dilakukan melalui proses pemecahan masalah nyata dan terstruktur.

Work Breakdown Structure (WBS) – Minimal 3 Level

Level 1: Pengembangan Sistem Manajemen Inventori
1. Inisiasi Proyek
• Identifikasi kebutuhan stakeholder
• Penentuan tujuan dan ruang lingkup proyek
2. Perencanaan Proyek
• Penyusunan WBS dan jadwal proyek
• Identifikasi risiko dan sumber daya
3. Analisis dan Desain Sistem
• Analisis proses bisnis inventori
• Desain database dan antarmuka pengguna
4. Pengembangan Sistem
• Implementasi modul data barang
• Modul transaksi stok masuk dan keluar
• Modul laporan inventori
5. Pengujian dan Implementasi
• Pengujian fungsional sistem
• Deployment dan evaluasi hasil proyek

Alasan dan Manfaat WBS

WBS digunakan untuk memecah proyek kompleks menjadi aktivitas terukur sehingga memudahkan pengendalian waktu, biaya, dan sumber daya. Dengan struktur yang jelas, progres proyek dapat dipantau secara sistematis dan risiko keterlambatan dapat diminimalkan.

2. Analisis Risiko dan Strategi Mitigasi (Evaluasi)

1. Perubahan Kebutuhan Pengguna
   • Risiko: Ketidaksesuaian sistem dengan kebutuhan akhir
   • Mitigasi: Validasi kebutuhan secara berkala dan penggunaan prototipe
   • Alasan: Lebih adaptif terhadap perubahan dibandingkan perencanaan statis
2. Ketergantungan Vendor Pihak Ketiga
   • Risiko: Keterlambatan atau kegagalan layanan
   • Mitigasi: SLA yang jelas dan alternatif vendor
   • Alasan: Mengurangi ketergantungan dan risiko operasional
3. Keterbatasan Kompetensi Tim
   • Risiko: Penurunan kualitas dan keterlambatan proyek
   • Mitigasi: Pelatihan singkat dan pembagian tugas sesuai keahlian
   • Alasan: Lebih efektif dibandingkan pergantian anggota tim

3. Perencanaan Jadwal Proyek dengan PjBL (Kreasi)

Durasi Proyek: 4 Bulan

Tahapan Jadwal (Gantt Chart):
• Bulan 1: Inisiasi dan analisis kebutuhan
• Bulan 2: Desain sistem dan perancangan database
• Bulan 3: Pengembangan prototipe
• Bulan 4: Pengujian, implementasi, dan evaluasi

Penentuan Ketergantungan Aktivitas
Setiap tahap bergantung pada hasil tahap sebelumnya (finish-to-start). Analisis harus selesai sebelum desain, dan desain sebelum implementasi.

4. Evaluasi Metode Pengembangan dan Dampaknya (Evaluasi)

Evaluasi Penggunaan Agile Scrum

Metode Agile Scrum tepat digunakan karena:

• Kebutuhan sistem sering berubah
• Jumlah anggota tim kecil
• Waktu pengerjaan terbatas

Perbandingan dengan Waterfall

Aspek	Agile Scrum	Waterfall
Fleksibilitas	Sangat fleksibel	Kaku
Efisiensi waktu	Iteratif & cepat	Lama
Kualitas produk	Tinggi (feedback rutin)	Risiko revisi besar

Kesimpulan

Agile Scrum lebih efektif dibandingkan Waterfall karena:

• Perubahan dapat diakomodasi tiap sprint
• Komunikasi tim lebih intens
• Cocok untuk proyek PjBL seperti Sistem Informasi Kepegawaian, misalnya saat aturan cuti atau absensi berubah di tengah proyek.

5. Rancangan Deliverable dan Mekanisme Kontrol Proyek (Kreasi)

Dalam proyek Project Based Learning (PjBL) untuk membangun Dashboard Analitik Penjualan, sebagai project manager diperlukan penentuan deliverable pada setiap fase proyek serta mekanisme kontrol kualitas dan monitoring progress agar tujuan proyek tercapai.

1. Deliverable pada Setiap Fase Proyek

a. Fase Initiation

Deliverable:

Dokumen Project Charter
Identifikasi stakeholder
Tujuan dan ruang lingkup proyek
Penjelasan:
Deliverable pada fase ini memastikan proyek memiliki arah yang jelas, tujuan yang disepakati, serta dukungan dari stakeholder sejak awal.

b. Fase Planning

Deliverable:

Dokumen kebutuhan sistem (requirement)
Desain awal dashboard (mockup / wireframe)
Jadwal proyek (Gantt Chart)
Pembagian tugas tim
Penjelasan:
Deliverable fase perencanaan berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan proyek agar berjalan terstruktur, terjadwal, dan terkontrol.

c. Fase Execution

Deliverable:

Dashboard analitik penjualan versi prototype
Modul visualisasi data (grafik, tabel)
Integrasi data penjualan
Penjelasan:
Pada fase ini deliverable berupa produk nyata yang dikembangkan sesuai rencana dan kebutuhan pengguna.

d. Fase Monitoring & Controlling

Deliverable:

Laporan progress mingguan
Hasil pengujian fungsi dashboard
Catatan perbaikan (issue log)
Penjelasan:
Deliverable ini digunakan untuk memantau kemajuan proyek, memastikan kesesuaian dengan rencana, serta mengendalikan kualitas hasil kerja.

e. Fase Closing

Deliverable:

Dashboard final siap digunakan
Dokumentasi sistem
Laporan akhir proyek
Presentasi hasil proyek
Penjelasan:
Deliverable fase penutupan menandakan proyek telah selesai dan tujuan pembelajaran serta proyek telah tercapai.

2. Mekanisme Kontrol Kualitas dan Progress

Mekanisme yang digunakan:

Review berkala bersama dosen dan tim
Checklist kualitas deliverable pada setiap fase
Uji fungsional dashboard sesuai kebutuhan awal
Evaluasi milestone berdasarkan jadwal proyek
Kesimpulan

Dengan penentuan deliverable yang jelas di setiap fase serta mekanisme kontrol kualitas dan monitoring yang terstruktur, proyek Dashboard Analitik Penjualan dapat diselesaikan sesuai standar, tepat waktu, dan memenuhi tujuan proyek serta pembelajaran PjBL.